Theo đánh giá của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), nhân viên kế toán trong doanh nghiệp là một mắt xích để bộ máy của doanh nghiệp có thể hoạt động. Họ cung cấp thông tin để ban quản trị có thể đề ra kế hoạch kinh doanh; thiết lập và quản lý hệ thống thông tin, thúc đẩy các quy trình phát triển; hạn chế tối thiểu các rủi ro; tăng cường các mối quan hệ với ngân hàng và các nhà đầu tư; thu hút vốn và thực hiện nhiều hoạt động để hiện thực hóa cho thành công hiện tại và trong tương lai của doanh nghiệp…
Nhận thức rõ vai trò đó, ngay từ buổi đầu thành lập, nhiều chủ doanh nghiệp đã rất quan tâm đến công tác kế toán. Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm, nên việc sử dụng nhân viên kế toán (đặc biệt là kế toán bán thời gian) gặp nhiều sai lầm, làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới doanh nghiệp, cá biệt có những trường hợp khiến doanh nghiệp phải đóng cửa, phá sản, bản thân người đứng đầu còn phải đi tù!
Những bài học cay đắng
Một chủ doanh nghiệp có Nickname tramchau2000 than thở trên một diễn đàn “Mình vẫn không nghĩ rằng có ngày kế toán của mình lại đối xử với mình như thế. Từ trước tới nay vẫn tin tưởng vào cô ta vì thật ra doanh nghiệp mình bé tí tẹo, mình thì chả biết gì về kế toán, sổ sách, rồi tài khoản nọ tài khoản kia. Mọi việc giao cho cô ta hết, đến đưa tờ khai, báo cáo tài chính là ký, đóng dấu mà không hiểu. Hóa đơn, chứng từ thì cô ta giữ đến lúc doanh nghiệp mình sắp quyết toán vì gần 5 năm rồi thì cô ta xin nghỉ, giao lại cho mình đống hóa đơn chứng từ mà mình có thời gian đâu để kiểm tra. Đến giờ có thời gian kiểm tra thì toàn bộ hóa đơn liên 3 từ năm 2004 đến 2007 mất hết, hóa đơn đầu vào cũng mất một ít, sổ sách chẳng có gì mà cô ta lại trốn không gặp mình nữa chứ. Mình lại phải thuê người làm lại từ đầu, đau đầu về vụ hóa đơn mất không biết xử lý thế nào”.
Nickname MeMinhHanh cũng giãi bày: “Năm trước, chỗ thằng em mình thuê một cô kế toán về làm kế toán bán thời gian (bao gồm các công việc về kế toán, báo cáo thuế hàng tháng và kiêm luôn báo cáo tài chính cuối năm). Lương hàng tháng 2 triệu nhận đủ, báo cáo cuối tháng làm đủ, nhưng cuối cùng khâu báo cáo tài chính thì bạn ấy biến mất hút, báo hại mình phải lọ mọ suốt mấy ngày để tìm chứng từ đối chiếu, kiểm tra lại. Cái đơn giản nhất là lập hệ thống sổ kế toán mà bạn ấy còn chẳng làm được. Hàng tháng mà bạn ấy cứ chỉ mỗi việc kê khai hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra theo phần mềm HTKKT thì người không có nghiệp vụ cũng làm được”.
Ông Nguyền Văn Vinh, giám đốc một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực truyền thông ở thành phố Thanh Hóa còn nhớ mãi: Ngày mới thành lập công ty, ông giao toàn bộ công việc kế toán cho em gái của một người bạn thân vì nghĩ rằng đây là chỗ đáng tin cậy, lại được học hành đến nới đến chốn. Sau 2 năm, cô này xin nghỉ. Công ty thuê một kế toán bán thời gian khác do một người bạn trong ngành giới thiệu. Sau 5 tháng không thể điều hành nổi cô kế toán này, ông Vinh đã quyết định từ bỏ hình thức thuê bán thời gian và tuyển dụng được một kế toán rất lành nghề vào làm việc toàn thời gian. Sau khi kiểm tra lại toàn bộ hệ thống kế toán, ông giật mình nhận thấy hệ thống kế toán từ năm 2009 đến nay của công ty bị hạch toán lung tung, mất chứng từ và có nhiều lỗi khá nghiêm trọng.
Những trường hợp như đã nêu trên xảy ra rất phổ biến. Nguyên nhân trước hết thuộc về người chủ các doanh nghiệp đã không có kiến thức nhất định để có thể kiểm tra, giám sát việc làm của kế toán. Cũng vì không có kiến thức nên họ cũng chưa có khả năng sàng lọc, tuyển dụng được người kế toán có chuyên môn thực sự hoặc tuyển được người có chuyên môn nhưng lại không có đạo đức nghề nghiệp.
Có nên thuê kế toán bán thời gian?
Một kế toán có nickname heo_map có lời khuyên: “Các công ty mới thành lập và quy mô nhỏ trước tiên nên thuê một kế toán full-time tại công ty (tốt nghiệp trung cấp thôi cũng được, trả lương thấp thôi) và thuê thêm 1 kế toán part-time làm nhiệm vụ tư vấn thuế và hướng dẫn công việc kế toán cho kế toán full-time. Ban đầu chi phí bỏ ra có lẽ sẽ hơi cao một chút nhưng về lâu dài thì sẽ có lợi vì bạn đã có 1 kế toán làm full-time tương đối ở công ty”.
Nickname linhtran thì có lời khuyên: “Nên tìm cho công ty một người kế toán thân tín. Còn thuê kế toán kinh nghiệm hay thuê công ty nào đó làm bán thời gian chỉ là một cách tạm thời,...mình nghĩ đừng nên. Vì người ta cũng chỉ giúp bạn làm báo cáo tài chính cho Chi cục thuế cuối năm, báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng tháng theo hóa đơn chứng từ. Còn kế toán trọn thời gian không những làm được những việc như vậy mà còn có một ưu điểm nắm bắt và biết cách điều chỉnh hóa đơn, chứng từ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng sao cho hợp lý và có lợi cho công ty”.
Một kế toán gạo cội, chuyên khắc phục sự cố cho các doanh nghiệp có nickname xuantham khẳng định: “Đứng ở gốc độ người hay đi dọn “rác”, tôi đề nghị từ lúc đầu bạn không nên tiếc tiền thuê một người giỏi về kế toán và quản trị tư vấn cho bạn. Tùy theo mô hình hoạt động của công ty bạn, kế hoạch phát triển trong tương lai cũng như đặc điểm của loại hình kinh doanh, nhân sự và phương pháp quản lý của nhà quản lý công ty của bạn mà xem xét tư vấn đó có hợp lý không? Tâm lý các ông chủ, khi mới thành lập doanh nghiệp đều cho rằng: công ty mình mới thành lập không có việc gì nhiều mà phải thuê kế toán giỏi, chỉ cần ít tiền thuê dich vụ làm sổ sách kế toán là xong, càng rẻ càng tốt. Đúng là xong thật, nhưng có một số nơi họ chỉ xong cái sổ sách kế toán, còn việc chứng từ thế nào… là chuyện của công ty! Có thể chỉ 1 năm sau là sổ sách chứng từ nó rối tươm”.
Nickname nthung cũng khuyên: “Từ đầu thành lập công ty nên tuyển một kế toán tương đối vững về nghiệp vụ, tuy ban đầu không có nhiều việc nên các ông chủ mới hay nghĩ là lãng phí, nhưng về sau mới cảm thấy quyết định này là chính xác. Như bên công ty ông anh tôi, thành lập năm 2004 đến nay vẫn cứ thuê công ty dịch vụ làm. Một tháng nay tôi kiểm tra lại chứng từ sổ sách kế toán thì ôi thôi rối lên như tơ vò! Các công ty dịch vụ họ chỉ lấy hóa đơn, thu, chi về làm báo cáo sơ sài thôi còn chuyện sổ sách thì làm cho có lệ, nhiều lúc làm mà họ chẳng biết đúng sai thế nào. Báo cáo thuế thì không nói, nhưng đến khi quyết toán thì sẽ như thế nào đây? Nên tôi khuyên hãy tuyển kế toán giỏi ngay từ đầu, hoặc là tuyển một kế toán trung bình cho đào tạo thêm và cùng lúc đó thuê một người kế toán có kinh nghiệm tốt hướng dẫn cho kế toán về cách lập chứng từ, báo cáo, sổ sách .... trong những ngày cuối tuần hoặc bán thời gian tùy thỏa thuận”.
Nickname Dunghd khẳng định: “Đối với công ty mới thành lập, rất cần người kế toán có kinh nghiệm (công ty mới thành lập có rất nhiều vấn đề cần tới kế toán, nên không thể thuê bán thời gian). Còn đối với các công ty dịch vụ kế toán mình nghĩ không nên. Mình đang làm toàn thời gian cho công ty, sổ sách họ thuê dịch vụ từ những năm trước làm sai hoàn toàn. Mình không nói công ty dịch vụ nào cũng như thế, nhưng kinh nghiệm bản thân cho thấy bạn nên chọn kế toán làm việc toàn thời gian cho công ty, tuyển dụng dựa vào đạo đức nghề nghiệp và kinh nghiệm”.
Adcentral